Políticas De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales
COMERCIALIZADORA AGRICOLA INTERNACIONAL ATHENA S.A.S
Generalidades
La COMERCIALIZADORA AGRICOLA INTERNACIONAL ATHENA SAS, ubicada en la CR 14A 31N 49 – Campo bello Municipio Popayán Cauca ,con NIT No. 901682472-7, teléfono 3102810353 y correo electrónico comercializadora.athenasas@gmail , establece las políticas de privacidad y tratamiento de datos personales garantizando un manejo adecuado con la recolección de datos personales mediante su sitio web, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de la ENTIDAD se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ENTIDAD puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, información sensible requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos), sobre personas en situación de discapacidad, datos relacionados con el estado de salud de la persona.
Tratamiento
Respecto a la transmisión de información en las bases de datos de la entidad será sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
Los datos personales podrán ser entregados, transmitidos o transferidos a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente, Estos Terceros deberán suscribir los compromisos o acuerdos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información y actuarán en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la protección y seguridad de esta información, la transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La ENTIDAD velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores. En todos los casos, la ENTIDAD garantizará que el Tratamiento de los Datos Personales recolectados esté sometido a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en la legislación aplicable.
Finalidad
La información recolectada por la ENTIDAD tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como entidad gremial, así como de los mandatos en su calidad de administradora del Fondo Nacional del Café, incluyendo la política cafetera nacional. Además, la ENTIDAD guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.
En razón a su actividad, la ENTIDAD almacena información sobre clientes participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales.
La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
La información sobre actores del mercado del café se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas, contratos o convenios necesarios para promover la caficultura en Colombia.
La ENTIDAD recolecta, almacena y usa los Datos Personales de sus clientes y miembros de cualquier programa de fidelización que realiza con el fin de crear sus cuentas de usuario en la APP y página web; identificarlos como clientes de la ENTIDAD y como usuarios; realizar estudios de fraude a la página web; enviarles comunicaciones con información corporativa, confirmaciones de compras, publicidad sobre los productos y servicios, ofertas, lanzamientos de nuevos productos, verificaciones de datos; adelantar procesos de pagos, envío de bienes y servicios adquiridos, lo que implica el trámite de las órdenes y cancelaciones de pedidos; atender PQRS relacionadas con el derecho a la protección de datos; realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reporte de su comportamiento y; transmitir y/o transferir sus datos personales a otros Terceros Encargados o Responsables del Tratamiento, respectivamente. El Titular autoriza expresamente a la ENTIDAD para obtener información personal suministrada directamente, o a través de fuentes públicas y privadas, como redes sociales entre otras, y para que las comunicaciones mencionadas previamente puedan ser enviadas utilizando los medios de contacto que suministre el Titular, así como el contacto por medio de redes sociales y mensajería instantánea como Whatsapp y Telegram.
La ENTIDAD recolecta y trata Datos Personales de candidatos, con el único fin de llevar a cabo los procesos de selección y considerar potenciales candidatos para futuras posiciones.
La ENTIDAD recolecta, almacena y usa los Datos Personales de empleados con el fin de realizar actividades encaminadas al pago de nómina y prestaciones sociales, afiliaciones, enviar comunicaciones internas y demás actividades necesarias para la ejecución del contrato de trabajo suscrito con la ENTIDAD. Asimismo, almacena Datos Personales de ex empleados con el fin de dar cumplimiento a obligaciones de ley.
Adicionalmente, la ENTIDAD trata la información con fines de cumplimiento corporativo por lo que también es utilizada para la verificación de:
- Antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal.
- Inhabilidades e incompatibilidades.
- Lavado de activos.
- Financiación del terrorismo.
- Corrupción.
- Soborno transnacional.
- Buscados por la justicia, y en las demás Bases de Datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
La información personal suministrada por los Titulares a la ENTIDAD, es guardada y mantenida durante el tiempo que sea necesario para la prestación eficiente de estos servicios, a menos que los Titulares hayan dado instrucciones diferentes o en todo caso, por el período de retención contemplado en las leyes aplicables.
Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ENTIDAD o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ENTIDAD, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por la ENTIDAD o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Obligaciones de la entidad
La ENTIDAD deberá:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
- Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Persona o área responsable
Podrán consultar los Datos Personales en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta de Datos Personales deberá presentarse de acuerdo a la información contenida en este documento. Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que la ENTIDAD, como responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Entidad: COMERCIALIZADORA AGRICOLA INTERNACIONAL ATHENA SAS.
Dependencia: Gerencia Dirección: CR 14A 31N 49 – Campo bello Municipio Popayán, Cauca Correo electrónico: comercializadora.athenasas@gmail Teléfono: 3102810353.
Procedimientos de presentación y respuesta de consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Presentación y respuesta de consultas quejas y reclamos
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
- identificación del Titular
- descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
- dirección del titular
- documentación que se quiera presentar como prueba.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia de la base de datos
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ENTIDAD estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de julio de 2013. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por la ENTIDAD se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ENTIDAD o una obligación contenida en un contrato entre la ENTIDAD y Titular.
Modificaciones a la presente política
La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento por la ENTIDAD, por razones de orden legal o institucional. Los Titulares de los Datos Personales y/o consumidores serán notificados de las modificaciones sustanciales que sufra la presente política mediante su página web.
De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, se entenderá por modificación sustancial, aquellos cambios del contenido de la presente Política de relacionados con la identificación del responsable y de la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales que afecte el contenido de la Autorización; evento en el cual se obtendrá una nueva Autorización o la ratificará conforme a esas nuevas finalidades y políticas.
Contáctenos
En caso de tener alguna duda o consulta sobre la presente Política, o sobre la obtención y Tratamiento de la información por parte de la ENTIDAD, puede ponerse en contacto con nosotros al correo comercializadora.athenasas@gmail los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.