Políticas De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales

Generalidades

La COMERCIALIZADORA AGRICOLA INTERNACIONAL ATHENA S.A.S., ubicada en la CR 14A 31N 49 – Campo Bello, Municipio de Popayán, Cauca, con NIT No. 901682472-7, teléfono 3102810353 y correo electrónico comercializadora.athenasas@gmail.com, establece las presentes políticas de privacidad y tratamiento de datos personales, garantizando un manejo adecuado en la recolección de datos mediante su sitio web, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Contenido de las Bases de Datos

En las bases de datos de la Empresa se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil).

En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la organización puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente, información sobre la historia laboral y académica, información sensible requerida por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos), sobre personas en situación de discapacidad y datos relacionados con el estado de salud de la persona.

Tratamiento

Respecto a la transmisión de información en las bases de datos de la empresa, esta será sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

Los datos personales podrán ser entregados, transmitidos o transferidos a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados o subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. Estos terceros deberán suscribir los compromisos o acuerdos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información y actuarán en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la protección y seguridad de esta información.

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal, con el fin de ejecutar las actividades comerciales propias de la firma. En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. Se velará siempre por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado.

Finalidad

La información recolectada por la organización tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social enfocado en la comercialización nacional e internacional de productos agrícolas y actividades de exportación. Además, la empresa salvaguarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, tributaria y laboral.

En razón a su actividad, se almacena información sobre clientes participantes de programas de mercadeo, plataformas digitales y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales. La información sobre clientes, proveedores, aliados y empleados, actuales o pasados, se almacena con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial de manera eficiente.

La empresa recolecta, almacena y usa los Datos Personales de sus clientes y usuarios web con el fin de crear sus cuentas de usuario en las plataformas correspondientes, identificarlos, prevenir fraudes, procesar pagos, gestionar despachos y órdenes de compra internacionales, atender consultas o requerimientos (PQRS), realizar análisis estadísticos y enviar de forma autorizada comunicaciones comerciales mediante correos electrónicos, llamadas, mensajería instantánea (como WhatsApp o Telegram) y redes sociales.

Adicionalmente, se procesa la información con fines de cumplimiento corporativo, verificación de antecedentes contractuales, comerciales y de seguridad necesarios para las transacciones y exportaciones internacionales seguras, bajo los siguientes marcos de control:

• Antecedentes judiciales, penales, fiscales o disciplinarios en los marcos regulatorios aplicables.
• Inhabilidades, incompatibilidades o riesgos en el lavado de activos y financiación del terrorismo (Sagrilaft / Sipleft según aplique).
• Prevención de la corrupción, soborno transnacional y reportes ante listas de control restrictivas de la justicia nacional o internacional.

Derechos de los Titulares

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información podrán:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o los Encargados del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normatividad vigente de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales.